Datenschutzrichtlinie

Einführung

HelloWeSign legt als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Die vorliegende Datenschutzrichtlinie informiert Sie darüber, wie wir Ihre Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den geltenden Datenschutzgesetzen erheben, verwenden und schützen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

2. Erhobene Daten

Im Rahmen der Nutzung der Plattform HelloWeSign erheben wir folgende Datenkategorien:

3. Verarbeitungszwecke

Ihre Daten werden für folgende Zwecke erhoben und verarbeitet:

• Erstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos
• Bereitstellung der elektronischen Unterschriftsdienste
• Identitätsüberprüfung mittels OTP
• Erstellung von Beweisakten
• Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit und rechtlichen Konformität der Unterschriften
• Guthaben- und Abrechnungsverwaltung
• Verbesserung unserer Dienste
• Sicherheit und Betrugsprävention
• Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten
• Mitteilung von dienstbezogenen Informationen

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: Für die Bereitstellung der elektronischen Unterschriftsdienste
• Gesetzliche Verpflichtung: Für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Rückverfolgbarkeit und Beweissicherung
• Berechtigtes Interesse: Für die Verbesserung unserer Dienste und die Sicherheit
• Einwilligung: Für bestimmte Marketingmitteilungen (optional)

5. Empfänger der Daten

Ihre Daten können an folgende Empfänger übermittelt werden:

• Autorisiertes Personal von HelloWeSign
• Dienstleister (Hosting Railway, Zahlungen Stripe, E-Mail-Versand Resend, SMS Twilio)
• Behörden auf begründete Anfrage

Wir stellen sicher, dass alle unsere Auftragsverarbeiter die DSGVO einhalten und ein angemessenes Schutzniveau Ihrer Daten gewährleisten.

6. Speicherdauer

Ihre Daten werden für folgende Zeiträume gespeichert:

• Kontodaten: Während der Vertragslaufzeit + 3 Jahre
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Verbindungsprotokolle: Maximal 12 Monate
• Dokumente und Unterschriften: Gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen oder vom Benutzer gewählten Aufbewahrungsfrist
• Beweisakten: Gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Beweismittel

7. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Offenlegung zu schützen:

• Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (HTTPS/TLS)
• Sichere Dokumentenspeicherung (Railway Object Storage, S3-kompatibel)
• SHA-256-Hashing von OTP-Codes und API-Schlüsseln
• Authentifizierung durch Einmalpasswort (OTP)
• Vorsignierte URLs mit Ablaufdatum für den Dokumentenzugriff
• Sicheres Hosting (Vercel, Railway)
• Regelmäßige Datensicherungen
• Strenge Zugangskontrollen
• Timing-Safe-Vergleiche zur Verhinderung von Angriffen

8. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht: Erhalt einer Kopie Ihrer Daten
• Recht auf Berichtigung: Berichtigung Ihrer unrichtigen Daten
• Recht auf Löschung: Löschung Ihrer Daten (unter bestimmten Bedingungen, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten)
• Recht auf Einschränkung: Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten Format
• Widerspruchsrecht: Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Jederzeit

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter: contact@hellowesign.com

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der CNIL (französische Datenschutzbehörde) einzureichen: www.cnil.fr

9. Cookies

Unsere Plattform verwendet ausschließlich für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderliche Cookies:

• Sitzungscookies: Zur Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung (NextAuth)
• Sicherheitscookies: Zum Schutz vor CSRF-Angriffen
• Präferenzcookies: Zum Speichern Ihrer Einstellungen (Design usw.)

Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass Cookies abgelehnt werden, dies kann jedoch die Funktionalität der Plattform beeinträchtigen.

10. Datenübermittlungen außerhalb der EU

Einige unserer Dienstleister (Hosting Vercel, Railway, E-Mail-Versand Resend) können sich außerhalb der Europäischen Union befinden. In diesem Fall stellen wir sicher, dass sie ein angemessenes Schutzniveau durch Standardvertragsklauseln oder andere genehmigte Mechanismen gewährleisten.

11. Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie jederzeit zu ändern. Jede Änderung wird Ihnen mitgeteilt und die aktualisierte Version wird auf dieser Seite veröffentlicht.

12. Kontakt

Für Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie uns kontaktieren: